Con el post de hoy vamos a terminar el apartado dedicado a los aspectos más administrativos de nuestro trabajo. En primer lugar vamos a ver cómo hacer una factura. A continuación veremos qué gastos derivados de nuestra actividad profesional pueden desgravarse.
Hacer una factura… es algo muy sencillo, pero como a día de hoy ningún bebe ha nacido con esa capacidad adquirida (a excepción de algún superbebé coreano), vamos a aprender a haceruna siguiendo un sencillo ejemplo:
Hemos realizado una traducción EN>ES de 10.000 palabras con una tarifa de 0,05 €. ¿Cuál sería la factura correspondiente?
Para hacer esta factura vamos a seguir los siguientes pasos:
1. Datos personales y del cliente
En la factura debemos incluir los siguientes datos personales:
·Nombre y apellidos
·NIF
·Domicilio completo
·Teléfono y correo electrónico (campos opcionales pero recomendables)
Asimismo debemos incluir los siguientes datos del cliente:
·Nombre y apellidos del cliente o razón social (el primero en caso de tratarse de un cliente individual, el segundo en caso de tratarse de una empresa)
·NIF o CIF (el primero para un cliente individual, el segundo en caso de tratarse de una empresa)
·Domicilio completo
Del mismo modo, en esta sección de la factura vamos a incluir fecha de emisión y número de factura. No existe un modelo de numeración obligatorio, aunque es recomendable utilizar alguno que nos permita ordenar las facturas con facilidad. Por ejemplo: 00000000000001 (factura número uno), 0000012008 (primera factura de 2008) o 01012008 (primera factura de enero de 2008).
2. Conceptos facturables
En el siguiente apartado de la factura debemos indicar el trabajo que hemos llevado a cabo, número de unidades (en palabras, páginas, etc), precio por unidad y subtotal.
3. Retenciones por IVA e IRPF
A la suma de los diferentes subtotales (en este caso sólo tenemos uno, pero podríamos haber traducido más de un documento) debemos aplicarle una retención positiva del 16% de IVA, y una retención negativa del 15% de IRPF (7% en caso de encontrarnos en los primeros tres años de actividad). Por ejemplo:
SUBTOTAL 500 €
IVA (16%) 80€
IRPF (15%) -75€
TOTAL 505€
En este apartado hay algunas excepciones. Si nuestro cliente es extranjero no debemos incluir la retención de IVA ni la de IRPF. Asimismo, en el caso de que nuestra actividad principal sea la traducción literaria (según la interpretación de la Agencia Tributaria, aquella actividad que se realiza con carácter habitual y de la cual se obtiene el mayor porcentaje de ingresos dentro de nuestros ingresos totales), el tipo aplicable de IVA es del 0%. A diferencia de lo que ocurre con las facturas emitidas a clientes extranjeros, en este caso sí es necesario incluir el apartado del IVA (aunque su valor sea 0). Por último, en el caso de que nuestro cliente sea un particular, la retención de IRPF no se aplica.
4. Información y condiciones de pago
En el último apartado de la factura vamos a incluir la forma de pago aceptada (transferencia bancaria, efectivo, cheque, PayPal, etc), así como las condiciones de éste (a la entrega, a 30, 60, 90 días; etc). En función de la forma de pago elegida incluiremos unas instrucciones de pago u otras. Por ejemplo, en caso de elegir transferencia, se deben incluir los datos del banco. En caso de pago mediante paypal debemos incluir el nombre de nuestra cuenta.
Si después de leer esta información tenéis dudas sobre cómo hacer una factura podéis descargaros el modelo de factura que aparece al final de éste post. Asimismo podéis contactad conmigo a través de la dirección de correo electrónico que aparece en la esquina superior derecha.
Respecto al arte de desgravar… debemos tener en cuenta en todo momento que nuestra actividad genera una serie de gastos. Parte de estos pueden deducirse, bien de la liquidación trimestral de IVA, bien de la Declaración de la renta o incluso de ambas. Entre los conceptos más comunes podemos destacar:
·Gastos de papelería y consumibles.
·Manuales y diccionarios.
·Formación.
·Desplazamientos y comidas de empresa.
·Mobiliario de oficina.
·Equipamiento informático.
·Alquiler y consumos de agua, luz y gas.
Al desgravar estos conceptos tenemos que tener en cuenta que no todos ellos se aplican del mismo modo. Por ejemplo, un cartucho de tinta de 10€ (con un IVA de 1,6 €) puede incluirse en la liquidación de IVA trimestral, así como en la declaración de la renta bajo el concepto de gasto de explotación deducible. Sin embargo, un equipo informático de 1000 € (con un IVA de 160€) debe incluirse en la liquidación de IVA y en la declaración de la renta no como gasto, sino como inversión en equipo (y este concepto tiene otro tratamiento fiscal). Ya que cada uno de los conceptos desgravables no se aplica del mismo modo (hablando en román paladino: la casillita del formulario es diferente según la cosa en cuestión) mi consejo es consultar a la Agencia Tributaria o a nuestro asesor antes de cagarla.
Asimismo, a la hora de deducirnos IVA o IRPF debemos aplicar un principio elemental de prudencia. Todos tenemos una natural (pero poco sana) tendencia a incluir gastos que no son desgravables (paquete de chicles: comida de empresa; bonobús para ir a la universidad: gasto de desplazamiento; playstation 3: dispositivo ergonómico anticarpiano para trabajadores estresados). Asimismo es muy habitual incluir gastos que no pertenecen a nuestra actividad empresarial (el paquete de folios del primo Javi, el ordenador de la tía Menchu, el Audi A4 del abuelo Joseba). Mi consejo: no hay que tocarle los cojones a Hacienda. Si todos los meses nuestros ingresos mensuales son de 3.000 € y nuestros “gastos deducibles” ascienden a 2980 €, estamos pidiendo a gritos una inspección de Hacienda (y es algo tan agradable como una exploración anal). En los últimos años la Agencia Tributaria está centrando su labor de inspección en el colectivo de los autónomos. Por tanto, ante la duda de si un concepto es deducible o no, es mejor consultar y estar muy seguro antes de exponernos a una posible sanción.
Como ya he mencionado anteriormente, podéis poneros en contacto a través de la dirección de correo que aparece en la esquina superior derecha en caso de que tengáis cualquier duda o comentario.
Modelo de factura (PDF)
8 comentarios
22 Noviembre 2008 a las 0:54
Muy interesante la entrada. Seguro que a más de uno le resulta útil.
Solo un comentario: con los clientes extranjeros y particulares no se incluye la retención de IRPF. ¿Por qué? La retención de IRPF es un importe que la empresa va a ingresar en Hacienda a cuenta del autónomo. Una empresa extranjera o un particular no puede hacerlo.
22 Noviembre 2008 a las 0:59
Muchas gracias por comentarlo! Estaba seguro de que lo único que se eliminaba era el IVA (voy a editar el texto para incluir la información)
23 Noviembre 2008 a las 13:50
Mmm… Pues yo me voy a desgravar la DS por ser traductor de juegos de Nintendo xD Ya en serio, parece una tontería, pero jugar forma parte de la profesión de traductor de videojuegos. Vamos, yo lo veo como suscribirse a una revista especializada de medicina. Siempre que esté más o menos justificado y no sea muy cantoso, no creo que haya problema.
Respecto a lo que comentas de desgravar bienes de inversión, según he podido saber, podemos desgravarnos este tipo de bienes ese mismo año siempre que no superen los 601,01 € por unidad y hasta un máximo de 12.020,24 € al año.
Por cierto, la formación también se puede desgravar.
23 Noviembre 2008 a las 20:25
[...] Leo en La paradoja de Chomsky un artículo para traductores autónomos acerca de como facturar y desgravar, muy bueno como [...]
28 Noviembre 2008 a las 14:56
Estos dos sí que se lo voy a pasar a mis alumnos, sobre todo porque muchos están a punto de licenciarse o quieren trabajar ya como autónomos y creo que la explicación que das es de lo más clara y comprensible.
Es cierto que este tipo de información, recopilada de esta forma para que la entienda todo el mundo, es difícil de encontrar y son pocas las Facultades donde se imparte una asignatura sobre aspectos profesionales en los que se traten precisamente estos temas y otros como adquisición de clientes.
Así que gracias por la información.
28 Noviembre 2008 a las 19:43
Laura:
Muchas gracias (la publicidad gratis siempre es genial
). Estos post son un poco esquemáticos, así que siempre recomiendo que se pregunte, bien a la administración o bien a un asesor. Hace poco me equivoqué en una chorrada, y estuve a punto de tener una sanción de 300 € de Hacienda (por omisión de información). Al final mi asesora pudo solucionarlo. Así que insiste en que consulten otras fuentes ^^.
4 Junio 2009 a las 12:02
Gracias por publicar artículos tan interesantes. Soy recién licenciada y no sabía que había que realizar tantos trámites para poder trabajar de autónomo. Una pregunta: una empresa me ha llamado y me ha dicho que si quiero trabajar con ellos, que me tengo que dar de alta en la Agencia Tributaria como profesional, no como autónoma. ¿Sabéis si también hay que realizar tantos trámites? De momento, sólo he tenido que rellenar el modelo 037 y nada más, pero nadie me ha informado si a posteriori, tendré que pagar algo o no. Gracias y un saludo a todos los que les gusta el mundo de la traducción y la interpretación.
4 Junio 2009 a las 15:45
Hola marypace:
En principio, sólo puedes tener dos tipos de relación con esa agencia: mercantil (es decir, trabajando como autónoma) o laboral (que te contraten mediante un contrato de trabajo normal y corriente). A lo que creo que te refieres (tampoco puedo asegurártelo al 100%), es que la agencia te ha comentado que, si vas a trabajar de forma esporádica con ellos, puedes facturarles sin darte de alta en la Seguridad Social. Esto sólo es posible si tus colaboraciones con ellos son ocasionales y si los ingresos que obtienes de ellos no superan el salario mínimo interprofesional. Como normal general, y siempre que sea posible y rentable, yo siempre recomiendo darse de alta como autónomo para evitar problemas.